De la Hoja de Cálculo al ERP. Dudas habituales para Cambiar
Las empresas recién nacidas, inicialmente, la única necesidad de software que tienen, es el ofimático. Es decir, con un «simple» ordenador, un paquete ofimático que incluya un procesador de textos y por supuesto una hoja de cálculo, puede arrancar.
En el momento que esa empresa empieza a crecer y a darse cuenta de que esa hoja de cálculo y ese procesar de textos, es cuando empieza a buscar un software de gestión de empresa que le ayude a llevar el día a día.
A este software de gestión se le llama ERP cuyas siglas en inglés significan “Planificador de recursos empresariales”, que básicamente es un software que ayuda a gestionar el día a día de una empresa (contabilidad, procedimientos internos, gestión de riesgos, recursos humanos, cadena de suministro, gestión de clientes (CRM)…)
En internet, hay infinidad de tipos e infinidad de precios. Y es aquí cuando el usuario no sabe cuál va a ser la mejor elección, ya que tienen infinidad de opciones que no sabemos si se van a utilizar o no.
¿Cuáles son las preguntas frecuentes que tiene un manager para poder decidir sobre qué Software elegir? Nosotros pensamos que las básicas y más importantes que debe resolver son:
1. ¿Tiene este software ERP aplicación en la ley de mi país?
Es decir, ya que vamos a introducir o alimentar dicho software con toda la información de la empresa, posteriormente deberá de contar con los informes que mes a mes, trimestre a trimestre o año tras año, nos pidan los organismos correspondientes. Declaraciones de IVA, Impuestos de sociedades, inventarios, diarios de facturación…
2. ¿Es mi sector especial y requiere de procedimientos que se salen de la norma habitual de los Softwares de gestión empresarial ERP?
Esta pregunta, podríamos decir a nuestro juicio que es de las más importantes, ya que a nivel genérico podríamos decir que calidad/precio hay muchos softwares que cumplen con creces los procedimientos básicos.
Pero claro, si se trata de una empresa algo más compleja en sus movimientos (Carburantes, bodegas, retailers o minoristas centros de lavado, venta en ruta, mayoristas, …), podemos encontrarnos que, llegado un punto necesitemos cambiar ese software genérico tan bonito y barato, ya que, sus procedimientos no están adaptados a nuestra empresa y se convierta en un camino largo y tedioso con el departamento de sistemas (el nuestro con el de la empresa de software) en el que desconocemos el presupuesto y el tiempo que tenemos que dedicar, ya que ya hemos alimentado tanto el software que cuesta más migrar toda esa información, que modificar lo que tenemos.
Por lo que si partimos de un software específico, la cosa cambia, ya que otras empresas ya han alimentado ese software con la casuística que tenemos.
3. ¿Merece la pena desarrollar un software de gestión ERP propio?
Actualmente, la hora de desarrollo de un programador parte de 30€ hasta 150€ (senior). Desarrollar un software a medida, lleva meses. Ese software tiene que estar certificado de acuerdo al nuevo reglamento de ley antifraude que se aplicaría a partir del 2024, realizarse copias de seguridad, actualizarlo, etc… Tendría sentido si, no hay software en el mercado que se adapte a nuestras necesidades y por supuesto si disponemos de nuestro propio equipo de desarrollo on-site (dentro de la empresa).
4. ¿Tiene soporte dicho software en nuestro idioma y que podamos contactar con ellos dentro de nuestro horario?
En el día a día quizá no sea tan urgente un soporte directo y rápido, pero cuando estamos cerrando impuestos, presentando un informe para la dirección… y tenemos un problema, el poder contar con un soporte al teléfono en nuestro horario de trabajo, no tiene precio.
5. ¿Y si a pesar de ser un ERP del sector necesito implementar una modificación?
Está muy bien que el software sea del sector y se trata de una decisión acertada, ya que nos ahorra muchos quebraderos de cabeza, pero si además la empresa que lo ha desarrollado nos escucha y crece a nuestro lado y nos puede adaptar dicho software a nuestras necesidades, es igual o mejor que tener nuestro software propio.
6. ¿Qué curva de aprendizaje requiere el Software ERP?
Este punto que muchas veces no se tiene en cuenta es importantísimo por dos casos. Por un lado, si nuestra plantilla ya es considerable hay que tener en cuenta la gestión del cambio para que no se produzca un rechazo del personal que lo va a utilizar y alimentar de datos.
Por otro, el tiempo que vamos a dedicar a aprender una nuva herramienta, nada desdeñable a la hora de seleccionar que tenga un buen UX/UI para que sea agradable día a día, así como intuitiva con los procedimientos diarios que tenga nuestro negocio, ya que se trata de, además de alimentar la base de datos de información para los futuros reportes y porcesos, de intentar disminuir el tiempo de gestión y así producirse un ahorro.
7. ¿Qué antigüedad tiene la empresa que vende el software?
No sería la primera vez que una empresa selecciona un software que tenga un buen precio y que cumpla con nuestros requerimientos y que, pasado 1 ó 2, desaparezca, quedándonos sólos en el océano de las actualizaciones y soporte. Por no hablar de la seguridad que requiere o de si, era on-line tengamos que ponernos a seleccionar otro software, migrar los datos y vuelta a empezar el aprendizaje. Por lo que ojo con este punto, que no por ser menos tenido en cuenta, deja de ser muy muy importante.
8. ¿Se integra con nuestras herramientas y/o sistemas?
En caso de no necesitar un Software de gestión de empresa completo, con todos los módulos, tendremos que tener en cuenta si los módulos contratados se integran bien con nuestros sistemas actuales. A tener en cuenta: exportación e importación de datos, vínculo con nuestra plataforma de correo, vínculo con nuestros permisos de usuarios, compatibilidad con las firmas electrónicas aceptadas por los organismos competentes, etc.
9. ¿Cuenta con un sistema de recuperación de datos en caso de desastre o hacking?¿De qué histórico hablamos?¿Cumple con la normativa de protección de datos vigente en nuestro país?
Estas preguntas que están relacionadas, ya que hablamos de datos en muchos casos confidenciales, son importantes a la hora de contar con un plan de contingencia de nuestro valor más preciado (los datos de nuestros clientes). Por lo que la seguridad de protección de los datos, así como la recuperación de los mismos y en un tiempo razonable, se debería de tener en cuenta.
10. ¿Es escalable?
Es decir, ¿podemos crecer con él por módulos o en cantidad de usuarios y datos sin problema? Prever que en un futuro podemos crecer con el software más importante de la empresa, es esencial.
11. ¿Instalado en los ordenadores de la empresa o formato centralizado “en la nube”?
Poder contar con un software centralizado en la nube aporta un sin fin de ventajas y beneficios, como actualizaciones, copias de seguridad, protección de datos, disminución de costes de mantenimiento etc. No siempre es factible en función del sector, ya que hay empresas que o bien no tienen una conexión que les permita estar siempre conectados (actualmente ya son pocos caso, pero sigue habiéndolos), pero si podemos, es lo recomendable.
También existe una modalidad mixta en la que se instala un software de sobremesa básico que va almacenando los movimientos y cada cierto tiempo se sincroniza con el servidor central y actualiza la base de datos.
Conclusiones: Seleccionar un Software de gestión empresarial o ERP, no es una tarea fácil y requiere de muchas entrevistas, además de una búsqueda exhaustiva on-line, así como probar, si es posible, durante unas semanas, para sopesar si es el software que mejor se adapta.
El precio, no siempre es lo importante, ya que a posteriori nos puede salir mucho más caro el desarrollo o adaptación posterior. Es mucho más aconsejable elegir uno que sea de nuestro sector y que conlleve de un soporte posventa rápido.
En caso de que pueda gestionarse en la nube (que operemos on-line desde nuestros ordenadores), también es mejor opción, ya que todas las actualizaciones y la base de datos residen muy seguras en el servidor central y ahí se realizarán copias de seguridad desatendidas y estará todo más protegido.
Ventajas de cambiar a un software de gestión ERP empresarial
Evolucionar a un software de gestión bien desde herramientas de ofimática o desde uno no sectorizado a uno sectorizado, es una oportunidad para repensar los procedimientos actuales que tenemos y así convertirlo en una evolución tecnológica. En esta evolución tendrían que estar incluidos tanto mandos intermedios como usuarios finales, para así dar el mayor feedback posible.
Además, este cambio podrá reducir los tiempos de gestión en la empresa, así como aportar reportes que antes no se tenían, al tener toda la información centralizada en una base de datos. También nos brinda una oportunidad muy importante al poder tener un cuadro de mando con indicadores que de un simple vistazo muestre a la directiva el estado actual de nuestra empresa. Poder contar con un análisis, anticipa necesidades futuras de la empresa.
Desventajas: En todas las transiciones de sistemas, la gran desventaja es la curva de aprendizaje y el rechazo al cambio. Eso es inevitable, por eso es muy importante anticiparse a ello y, además de seleccionar un software que tenga una curva de aprendizaje suave y corta, mentalizar a las personas que lo van a utilizar con el fin de que reciban la nueva solución como una mejora a su día a día.
Otra de las desventajas por su puesto es el tiempo consumido para realizar el traslado de información, pero podemos convertir esa desventaja en una ventaja al redefinir y revisar los procesos internos con el fin de mejorar con la nueva aplicación.
07/10/2022
