En un entorno empresarial, parece que todo el mundo sabe qué es un ERP, pero muchas veces, no nos damos cuenta de lo que es exactamente o de para qué es útil en las empresas. Es normal que surjan dudas a la hora de tomar la decisión de implantarlo.

Como hemos descrito en el artículo del programa de gestión de empresa, «De la hoja de cálculo al ERP. Dudas habituales para cambiar», lo importante es tomar la decisión de cuándo, cómo y qué debemos cambiar para dar el paso para instalar un ERP.

La decisión del cambio, ya es buena señal ya que ese cambio está llegando a nuestra empresa porque el volumen actual no es sostenible ni gestionable y necesitamos ordenar los proceso internos y para ello el ERP consta de herramientas suficientes para ayudarnos a tomar decisiones y a hacer que los procedimientos internos tengan sentido.

Pero, ¿qué es un ERP? Un ERP es un software que puede contener un conjunto de piezas complementarias también de software que tratan los datos de nuestra empresa mediante procedimientos, bien ya definidos y a los cuales nos podemos adaptar (al principio y si nuestra empresa no tiene movimientos complejos) o bien el ERP se tendrá que adaptar a nosotros en caso de procedimientos más concretos.

Habitualmente un ERP está dividido en opciones/módulos al igual que los departamentos de una empresa.

Los ERP o softwares de gestión de empresas, pueden ser comprados o contratados por completo o bien por módulos, ya que no siempre necesitamos de todos estos módulos.

Además de estos módulos, los ERP pueden ser software especializados para un sector, ya que internamente, están definidos para gestionar y tratar los movimientos de la empresa. Es decir aunque hay ERP’s que sirven genéricamente, para varias empresas, no es lo mismo un ERP para gestionar un taller de coches, como un ERP para gestionar los movimientos de palets o la entrada de pesado de uvas en una bodega. 

No es lo mismo la trazabilidad de un porte internacional de una pieza de una cadena de montaje de coches, al igual que no es lo mismo la trazabilidad de la uva desde que nos llega del campo y se acaba convirtiendo en una botella de vino vendida en un establecimiento de un distribuidor o servida en un restaurante.

Por eso, a la hora de elegir un ERP, lo más inteligente sería comparar sólo los ERP’s especializados en los procedimientos específicos de nuestro sector, ya que si no, tendremos que contar con una inversión ingente de horas para adaptar un ERP genérico a nuestras necesidades.

¿Qué módulos tiene habitualmente un ERP? Podemos enumerar los módulos más habituales.

• • Módulo financiero

• • Módulo de ventas

• • Módulo de TPV Retail

• • Módulo de Venta en Ruta

• • Módulo de Recursos Humanos

• • Módulo de planificación y producción

• • Módulo de calidad

• • Módulo de gestión de almacenes

• • Módulo de Gestión partes de trabajo

• • Módulo de trazabilidad de elaboración

• • Módulo de Impuestos especiales

• • Módulo de integración con sistemas de pago electrónico

Como podemos ver, hay muchos módulos y, dependiendo del sector habrá módulos que no existan en un ERP u otros módulos específicos de cada sector.

A estos ERP’s, en determinados casos, además de la entrada de datos que pueden tener las personas en sus ordenadores de la oficina u oficinas, interconectados por bases de datos de servidores en la empresa o bien en la nube, se añaden terminales hardware que pueden ir alimentando de manera automatizada dicha base de datos que luego será explotada (tratamiento de los datos) para la creación de reportes. Este hardware, puede ser Terminales Punto de Venta (TPV), surtidores de gasolina, sondas del control de stock, terminales de autopago… (Software + Hardware especializado), balanzas de peso de camiones o de producto, entrada y salida de productos mediante códigos de barra, control de stock con lectores de pistolas…

Es decir, un ERP, como mucha gente piensa no se limita al tratamiento del software en las oficinas, sino que puede ser una red de datos interconectados mucho más complejo.

Al entramado de interconexiones que existe entre los dispositivos, la base de datos y los terminales que acceden a dicha información, se conoce como arquitectura del ERP. A esta arquitectura se le unen la definición de procesos internos, los cuales están predefinidos y posteriormente ajustados para cada empresa (Ajustes de software + hardware del ERP).

Por eso es muy importante que, antes de seleccionar un ERP, el cliente sepa que es recomendable partir de una base lo más ajustado posible a su sector, para así disminuir las horas que se van a invertir en esos ajustes futuros.

¿Cuál es el fin de un ERP realmente?

El fin de un ERP busca la interconexión de los datos entre departamentos, para poder compartir esa información y mostrarla de manera integral en reportes o cuadros de mando, en tiempo real o en diferido. Estos datos dan la posibilidad de tomar decisiones en favor del crecimiento de la empresa. Por lo tanto mejora la colaboración entre departamentos, la eficiencia y la calidad de la información.

¿Qué hay que intentar evitar a la hora de seleccionar un ERP?

Hay que ser muy cauto a la hora de seleccionar un ERP para conseguir que sea lo más parecido a nuestra empresa y por supuesto hay que conseguir que la empresa no se quede anclada en el pasado a la hora de evolucionar con el cambio a digitalizarse si todavía no lo está, o de evolucionar sus procedimientos y/o calidad del software. La gestión del cambio es aconsejable que venga dada por varios participantes con cargos diferentes en la empresa, para así poder tratar todos los procesos bien aterrizados.

¿Cuál es el mejor ERP del mercado?

Si contestáramos con el nombre de los 5 mejores ERP del mercado, estaríamos mintiendo. ¿Por qué? Porque sí podemos responder cuales son los 5 ERP que más se instalan o se venden, pero eso no quiere decir que sea el mejor ERP para ti. El mejor ERP para una empresa es el que mejor adapta sus procesos internos y se alinea con el negocio.

Por supuesto podríamos decir que los 10 criterios que debería de tener el ERP son:

• • Soporte posventa, ágil y eficaz.

• • Actualizaciones y evoluciones con el mercado, tanto tecnológicas como legales

• • Curva de aprendizaje lo más corta posible

• • Buena Usabilidad (unida al anterior punto)

• • Velocidad de uso (no puede ser un software pesado porque implica una pérdida de tiempo diaria)

• • Posibilidad de uso remoto (así en caso de contingencia se pueden continuar trabajando en la parte crítica del negocio)

• • Copias de seguridad y un plan de recuperación establecido

• • Precio (aunque este punto es relativo a lo que se obtenga de vuelta)

• • Equipo de desarrollo por si existe la necesidad de adaptación (casi en el 100% de los casos)

• • Referencias