El proceso de digitalización de la facturación en España alcanza un punto clave con la entrada en vigor del nuevo marco normativo que engloba el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación, la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. Estas medidas, que comenzaron a aplicarse de forma progresiva a lo largo de 2025, pretenden modernizar los procesos administrativos y financieros de las empresas, reforzar el control tributario y fomentar la transparencia en las relaciones económicas entre profesionales y organizaciones.
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, regula los requisitos técnicos y funcionales que deberán cumplir los sistemas informáticos de facturación, garantizando que toda factura emitida sea íntegra, trazable, legible conservable y segura frente a alteraciones. A este reglamento se suma la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que desarrolla las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido necesarias para aplicar el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación, así como los formatos estándar de los registros de facturación. En conjunto, ambos textos crean un marco homogéneo y obligatorio para los empresarios y profesionales que utilicen software para emitir sus facturas.
La nueva normativa será de aplicación a todos los empresarios individuales o sociedades, así como a las entidades sin personalidad jurídica que desarrollen actividades económicas sujetas al IRPF, Impuestos sobre Sociedades o Impuesto sobre la Renta de no Residentes, siempre que dispongan de establecimiento permanente e territorio común español. Quedan excluidos los contribuyentes adheridos al sistema del Suministro Inmediato de Información (SII), así como las operaciones que no están sujetas a la obligación de emitir factura y aquellos que realicen sus facturación de manera manual, mediante talonarios o facturas mecanografiadas, aunque estos últimos podrán optar voluntariamente por adaptarse al nuevo sistema si desean beneficiarse de sus ventajas tecnológicas.
Nuevos cambios normativos sobre la facturación
Descárgala y descubre los conceptos básicos sobre la normativa actual y preguntas más frecuentes.
Una de las principales novedades de RRSIF es la posibilidad de cumplir con las obligaciones de registro de facturación mediante dos modalidades distintas: el sistema VeriFactu y el sistema NO VeriFactu, los registros de facturación se envían de forma simultánea y automática a la Agencia Tributaria, lo que permite una verificación inmediata de las operaciones y refuerza la transparencia fiscal. Esta opción implica una menor presión de control, acceso a determinados servicios y beneficios fiscales adicionales y una mayor confianza por parte de los clientes, ya que las facturas incluyen un código QR que permite su consulta y verificación en la sede de la Agencia Tributaria. ncambio, la modalidad No VeriFactu, no requiere el envío automático de registros, pero obliga a conservar los datos mínimo de cuatro años, firmar digitalmente cada registro y mantener un registro de eventos del sistema informático. Aunque esta opción también cumple con la normativa, exige más control interno y puede proyectar una imagen de menos transparencia.
| Modalidad Veri*Factu | Modalidad NO Veri*Factu | |
| Definición | Envío electrónico automático y simultáneo de los registros de facturación a la AEAT | Registro de facturación sin envío automático; los datos se conservan localmente |
| Comunicación con AEAT | Envío inmediato de cada registro de factura a la sede electrónica de la AEAT | Lo registros solo se envían si la AEAT los solicita |
| Responsabilidad de conservación | La conservación de los registros recae sobre la AEAT | El empresario autónomo debe conservar los registros durante al menos 4 años |
| Transparencia | Alta transparencia: las facturas son verificables y generan confianza. | Imagen de menor transparencia: las facturas no son verificables. |
| Cumplimiento normativo | Cumplimiento proactivo de la normativa tributaria | Debe demostrar cumplimiento cuando la AEAT lo requiera. Mayor exposición a controles |
| Presión fiscal | Menor presión de control fiscal | Mayor visibilidad ante controles. |
| Acceso a ayudas y servicios fiscales | Da acceso a ayudas y servicios fiscales adicionales. | No da acceso a ayudas ni servicios fiscales. |
| Fiabilidad y prestigio | Mayor prestigio y fiabilidad frente a clientes. | Puede generar dudas entre clientes. |
| Requisitos técnicos | Requiere conexión a Internet. | No requiere conexión a Internet (aunque puede ser necesaria para el software usado) |
| Nivel de obligaciones | Menor nivel de obligaciones adicionales. | Exige firma digital de registros y mantenimiento de un «Registro de Eventos» |
| Tipo de factura | Factura verificable (consultable por el cliente en la sede electrónica mediante QR) | Factura no verificable (también con QR, pero no consultable en la sede) |
| Registro por pérdida de datos | Mínimo, ya que los datos están en poder de la AEAT. | Alto, la pérdida accidental implica incumplimiento de conservación. |
Otro aspecto esencial del reglamento es la certificación de los sistemas informáticos. Los fabricantes y productores de software deberán emitir una declaración responsable que acredite que sus programas cumplen con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, el propio reglamento y la orden ministerial que lo desarrolla. Esta declaración incluirá información detallada sobre el sistema, sus componentes, sus funcionalidades y los datos de fabricación. De esta forma, la responsabilidad por el correcto funcionamiento recae sobre el productor del software y no sobre el empresario o profesional que lo utiliza, lo que aporta seguridad jurídica al usuario final. En caso de incumplimiento, las sanciones son contundentes: hasta 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema en caso de fabricación o comercialización de software no conforme, 1000 euros por cada sistema comercializado sin certificación y 50000 euros por ejercicio para quienes mantengan sistemas no certificados o modificados.
En cuento a los plazos, los fabricantes de software dispondrán hasta el 29 de julio de 2025 para adaptar completamente sus productos, mientras en las empresas y autónomos deberán tener sus sistemas actualizados antes del 1 de julio de 2025, aunque se contempla la posibilidad de una prórroga hasta el 1 de enero de 2026. Estos plazos pretenden garantizar una implantación ordenada y realista que permita a todos los agentes adaptarse progresivamente a las nuevas exigencias.
En paralelo al desarrollo del RRSIF, la Lay Crea y Crece impulsa la obligatoriedad de la factura electrónica en las relaciones entre empresarios y profesionales. Esta norma, cuyo reglamento se encuentra pendiente de aprobación definitiva, tiene como objetivo reducir la morosidad, agilizar los pagos y consolidar la digitalización del tejido empresarial español. Según el borrador del reglamento, las empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros deberán adoptar la factura electrónica en los doce meses posteriores a su publicación, mientras que el resto dispondrá de veinticuatro meses, ampliables a treinta y seis para la comunicación de pagos. El sistema se basará en una plataforma pública gratuita y, de forma complementaria, podrán emplearse plataformas privadas para ofrecer servicios de valor añadido.
Consciente de que esta transición puede suponer un reto para muchas pequeñas empresas, la Administración mantiene activo el programa Kit Digital, que ofrece ayudas económicas a pymes y autónomos para facilitar la adopción de soluciones tecnológicas. El plazo de solicitud para el segmento III, dirigido a empresas de entre cero y tres empleados, se ha ampliado hasta el 31 de octubre de 2025, permitiendo así financiar la implementación de software de facturación adaptado a la nueva normativa.
La llegada de la «factura que viene» representa mucho más que un cambio técnico o burocrático: es un paso decisivo hacia un modelo económico más transparente, digital y eficiente. Las empresas que se anticipen a su implantación y adopten sistemas certificados no solo garantizarán el cumplimiento normativo, sino que también mejorarán su competitividad y su imagen de fiabilidad ante clientes, proveedores y la propia Administración. Este nuevo escenario no debe entenderse como una obligación impuesta, sino como una oportunidad para modernizar la gestión empresarial y situarse en la vanguardia de la transformación digital.
