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De la hoja de cálculo al ERP. Dudas habituales para cambiar

De la Hoja de Cálculo al ERP. Dudas habituales para Cambiar

Las empresas recién nacidas, inicialmente, la única necesidad de software que tienen, es el ofimático. Es decir, con un «simple» ordenador, un paquete ofimático que incluya un procesador de textos y por supuesto una hoja de cálculo, puede arrancar.

En el momento que esa empresa empieza a crecer y a darse cuenta de que esa hoja de cálculo y ese procesar de textos, es cuando empieza a buscar un software de gestión de empresa que le ayude a llevar el día a día. 

A este software de gestión se le llama ERP cuyas siglas en inglés significan “Planificador de recursos empresariales”, que básicamente es un software que ayuda a gestionar el día a día de una empresa (contabilidad, procedimientos internos, gestión de riesgos, recursos humanos, cadena de suministro, gestión de clientes (CRM)…)

En internet, hay infinidad de tipos e infinidad de precios. Y es aquí cuando el usuario no sabe cuál va a ser la mejor elección, ya que tienen infinidad de opciones que no sabemos si se van a utilizar o no.

¿Cuáles son las preguntas frecuentes que tiene un manager para poder decidir sobre qué Software elegir? Nosotros pensamos que las básicas y más importantes que debe resolver son:

1. ¿Tiene este software ERP aplicación en la ley de mi país?

Es decir, ya que vamos a introducir o alimentar dicho software con toda la información de la empresa, posteriormente deberá de contar con los informes que mes a mes, trimestre a trimestre o año tras año, nos pidan los organismos correspondientes. Declaraciones de IVA, Impuestos de sociedades, inventarios, diarios de facturación…

2. ¿Es mi sector especial y requiere de procedimientos que se salen de la norma habitual de los Softwares de gestión empresarial ERP?

Esta pregunta, podríamos decir a nuestro juicio que es de las más importantes, ya que a nivel genérico podríamos decir que calidad/precio hay muchos softwares que cumplen con creces los procedimientos básicos. 

Pero claro, si se trata de una empresa algo más compleja en sus movimientos (Carburantes, bodegas, retailers o minoristas centros de lavado, venta en ruta, mayoristas, …), podemos encontrarnos que, llegado un punto necesitemos cambiar ese software genérico tan bonito y barato, ya que, sus procedimientos no están adaptados a nuestra empresa y se convierta en un  camino largo y tedioso con el departamento de sistemas (el nuestro con el de la empresa de software) en el que desconocemos el presupuesto y el tiempo que tenemos que dedicar, ya que ya hemos alimentado tanto el software que cuesta más migrar toda esa información, que modificar lo que tenemos.

Por lo que si partimos de un software específico, la cosa cambia, ya que otras empresas ya han alimentado ese software con la casuística que tenemos.

3. ¿Merece la pena desarrollar un software de gestión ERP propio?

Actualmente, la hora de desarrollo de un programador parte de 30€ hasta 150€ (senior). Desarrollar un software a medida, lleva meses. Ese software tiene que estar certificado de acuerdo al nuevo reglamento de ley antifraude que se aplicaría a partir del 2024, realizarse copias de seguridad, actualizarlo, etc… Tendría sentido si, no hay software en el mercado que se adapte a nuestras necesidades y por supuesto si disponemos de nuestro propio equipo de desarrollo on-site (dentro de la empresa).

4. ¿Tiene soporte dicho software en nuestro idioma y que podamos contactar con ellos dentro de nuestro horario?

En el día a día quizá no sea tan urgente un soporte directo y rápido, pero cuando estamos cerrando impuestos, presentando un informe para la dirección… y tenemos un problema, el poder contar con un soporte al teléfono en nuestro horario de trabajo, no tiene precio.

5. ¿Y si a pesar de ser un ERP del sector necesito implementar una modificación?

Está muy bien que el software sea del sector y se trata de una decisión acertada, ya que nos ahorra muchos quebraderos de cabeza, pero si además la empresa que lo ha desarrollado nos escucha y crece a nuestro lado y nos puede adaptar dicho software a nuestras necesidades, es igual o mejor que tener nuestro software propio.

6. ¿Qué curva de aprendizaje requiere el Software ERP?

Este punto que muchas veces no se tiene en cuenta es importantísimo por dos casos. Por un lado, si nuestra plantilla ya es considerable hay que tener en cuenta la gestión del cambio para que no se produzca un rechazo del personal que lo va a utilizar y alimentar de datos.

Por otro, el tiempo que vamos a dedicar a aprender una nuva herramienta, nada desdeñable a la hora de seleccionar que tenga un buen UX/UI para que sea agradable día a día, así como intuitiva con los procedimientos diarios que tenga nuestro negocio, ya que se trata de, además de alimentar la base de datos de información para los futuros reportes y porcesos, de intentar disminuir el tiempo de gestión y así producirse un ahorro.

7. ¿Qué antigüedad tiene la empresa que vende el software?

No sería la primera vez que una empresa selecciona un software que tenga un buen precio y que cumpla con nuestros requerimientos y que, pasado 1 ó 2, desaparezca, quedándonos sólos en el océano de las actualizaciones y soporte. Por no hablar de la seguridad que requiere o de si, era on-line tengamos que ponernos a seleccionar otro software, migrar los datos y vuelta a empezar el aprendizaje. Por lo que ojo con este punto, que no por ser menos tenido en cuenta, deja de ser muy muy importante.

8. ¿Se integra con nuestras herramientas y/o sistemas?

En caso de no necesitar un Software de gestión de empresa completo, con todos los módulos, tendremos que tener en cuenta si los módulos contratados se integran bien con nuestros sistemas actuales. A tener en cuenta: exportación e importación de datos, vínculo con nuestra plataforma de correo, vínculo con nuestros permisos de usuarios, compatibilidad con las firmas electrónicas aceptadas por los organismos competentes, etc.

9. ¿Cuenta con un sistema de recuperación de datos en caso de desastre o hacking?¿De qué histórico hablamos?¿Cumple con la normativa de protección de datos vigente en nuestro país?

Estas preguntas que están relacionadas, ya que hablamos de datos en muchos casos confidenciales, son importantes a la hora de contar con un plan de contingencia de nuestro valor más preciado (los datos de nuestros clientes). Por lo que la seguridad de protección de los datos, así como la recuperación de los mismos y en un tiempo razonable, se debería de tener en cuenta.

10. ¿Es escalable?

Es decir, ¿podemos crecer con él por módulos o en cantidad de usuarios y datos sin problema? Prever que en un futuro podemos crecer con el software más importante de la empresa, es esencial.

11. ¿Instalado en los ordenadores de la empresa o formato centralizado “en la nube”?

Poder contar con un software centralizado en la nube aporta un sin fin de ventajas y beneficios, como actualizaciones, copias de seguridad, protección de datos, disminución de costes de mantenimiento etc. No siempre es factible en función del sector, ya que hay empresas que o bien no tienen una conexión que les permita estar siempre conectados (actualmente ya son pocos caso, pero sigue habiéndolos), pero si podemos, es lo recomendable.

También existe una modalidad mixta en la que se instala un software de sobremesa básico que va almacenando los movimientos y cada cierto tiempo se sincroniza con el servidor central y actualiza la base de datos.

Conclusiones: Seleccionar un Software de gestión empresarial o ERP, no es una tarea fácil y requiere de muchas entrevistas, además de una búsqueda exhaustiva on-line, así como probar, si es posible, durante unas semanas, para sopesar si es el software que mejor se adapta.

El precio, no siempre es lo importante, ya que a posteriori nos puede salir mucho más caro el desarrollo o adaptación posterior. Es mucho más aconsejable elegir uno que sea de nuestro sector y que conlleve de un soporte posventa rápido.

En caso de que pueda gestionarse en la nube (que operemos on-line desde nuestros ordenadores), también es mejor opción, ya que todas las actualizaciones y la base de datos residen muy seguras en el servidor central y ahí se realizarán copias de seguridad desatendidas y estará todo más protegido.

Ventajas de cambiar a un software de gestión ERP empresarial

Evolucionar a un software de gestión bien desde herramientas de ofimática o desde uno no sectorizado a uno sectorizado, es una oportunidad para repensar los procedimientos actuales que tenemos y así convertirlo en una evolución tecnológica. En esta evolución tendrían que estar incluidos tanto mandos intermedios como usuarios finales, para así dar el mayor feedback posible.

Además, este cambio podrá reducir los tiempos de gestión en la empresa, así como aportar reportes que antes no se tenían, al tener toda la información centralizada en una base de datos. También nos brinda una oportunidad muy importante al poder tener un cuadro de mando con indicadores que de un simple vistazo muestre a la directiva el estado actual de nuestra empresa. Poder contar con un análisis, anticipa necesidades futuras de la empresa. 

Desventajas: En todas las transiciones de sistemas, la gran desventaja es la curva de aprendizaje y el rechazo al cambio. Eso es inevitable, por eso es muy importante anticiparse a ello y, además de seleccionar un software que tenga una curva de aprendizaje suave y corta, mentalizar a las personas que lo van a utilizar con el fin de que reciban la nueva solución como una mejora a su día a día.

Otra de las desventajas por su puesto es el tiempo consumido para realizar el traslado de información, pero podemos convertir esa desventaja en una ventaja al redefinir y revisar los procesos internos con el fin de mejorar con la nueva aplicación.

07/10/2022

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Seminario

XIII Congreso sobre Distribución de gasóleo de Castilla y León

  • Fecha: 16 de octubre 2022
  • Lugar y Hora:  Salón de Plenos de la Cámara de Comercio e Industria, situada en la Avda. Ramón Pradera, s/n (Junto a Feria de Muestras) desde las 09:00 horas

“TRANSFORMACIÓN DIGITAL”

Durante toda la mañana del jueves 6 de octubre de 2022, en la Cámara de Comercio e Industria de Valladolid se irán sucediendo charlas y ponencias del sector sobre tecnología, informática, información e impuestos especiales, entre otros.

Copermática Software asistirá como ponente al XIII CONGRESO SOBRE DISTRIBUCIÓN DE GASÓLEO DE CASTILLA Y LEÓN, celebrado en Valladolid en el Salón de Plenos de la Cámara de Comercio e Industria, situada en la Avda. Ramón Pradera, s/n (Junto a Feria de Muestras)

La ponencia estará dirigida por Alberto Avendaño, Director Comercial de COPERMÁTICA SOFTWARE, quien hablará sobre la “Transfromación Digital”.

06/10/2022

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Eventos Seminario

Ley antifraude en programas de gestión, ¿en qué afecta a los clientes de asesorías?

  • Fecha: 29 de septiembre de 2022
  • Hora: 11:00h.  
  • Lugar: Vivero de Empresas de la Cámara de Comercio de Toledo. Calle Dinamara, 4 (Toledo)
  • Modalidad: ONLINE y Presencial 

¿En qué afecta a los clientes de mi asesoría?

La nueva ley antifraude 11/2021 de la Agencia Tributaria, nos obliga a transformar las actuales herramientas comerciales de facturación. Esto significa que el software que utilicemos deberá cumplir específicamente unos requisitos de garantía de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, de acuerdo con el nuevo reglamento de esta ley.

Para conocer cómo cambiará nuestro trabajo y cómo afecta a las empresas, te invitamos el próximos 29 de septiembre a nuestra ponencias en el Vivero de Empresas de la Cámara de Comercio de Toledo, donde hablaremos de:

  • Introducción a la transformación digital.
  • Nuevas oportunidades vs amenazas.
  • ¿Podré seguir haciendo mis facturas de manera analógica?
  • ¿Me vale mi programa actual para emitir facturas?
  • ¿En qué me afecta la nueva Ley Antifraude?
  • ¿Puedo ser sancionado si uso un programa no homologado por la Agencia Tributaria?


Nuestros Ponentes

La importancia de la Transformación Digital.
Alberto Avendaño
Director Comercial de Copermática Software.
Sustitución de la Ley Antifraude sobre el software de gestión.
Luis Fernando León
Abogado y director general de LC Privacidad.
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Eventos Seminario

Ley antifraude en programas de gestión, ¿en qué afecta?

Ley antifraude en programas de gestión, ¿en qué afecta?

  • Fecha: 28 de septiembre de 2022
  • Hora: 11:00h.  
  • Lugar: Cámara de Comercio de Ciudad Real. 
  • Modalidad: Presencial y ONLINE

¿En qué afecta a los clientes de mi asesoría?

La nueva ley antifraude 11/2021 de la Agencia Tributaria, nos obliga a transformar las actuales herramientas comerciales de facturación. Esto significa que el software que utilicemos deberá cumplir específicamente unos requisitos de garantía de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, de acuerdo con el nuevo reglamento de esta ley.

Para conocer cómo cambiará nuestro trabajo y cómo afecta a las empresas, te invitamos el próximos 28 de septiembre a nuestra ponencias en la Cámara de Comercio de Ciudad Real, donde hablaremos de:

  • Introducción a la transformación digital.
  • Nuevas oportunidades vs amenazas.
  • ¿Podré seguir haciendo mis facturas de manera analógica?
  • ¿Me vale mi programa actual para emitir facturas?
  • ¿En qué me afecta la nueva Ley Antifraude?
  • ¿Puedo ser sancionado si uso un programa no homologado por la Agencia Tributaria?


Nuestros Ponentes

La importancia de la Transformación Digital.

Alberto Avendaño

Director Comercial de Copermática Software.

Sustitución de la Ley Antifraude sobre el software de gestión.

Luis Fernando León

Abogado y director general de LC Privacidad.

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WhatsApp como nuevo canal de comunicación

¡Siempre Innovando! Seguimos avanzando en el Centro de Atención Inteligente.

Además de los canales habituales de contacto con nuestro Centro de Atención Inteligente: teléfono, e-mail, web chat o Click to Call, inauguramos nuevo canal de comunicación. A partir de ahora también puedes contactarnos por WhatsApp a través del teléfono 650 427 521.

Con este nuevo canal de comunicación, queremos que te sientas más cómod@ ampliando tus opciones de comunicación, estes donde estes. 

Siguiendo nuestra política de mejora permanente queremos seguir ayudándote para que tu comunicación sea más rápida, cómoda, directa y en tiempo real, con la misma herramienta WhatsApp que utilizas a diario para tus comunicaciones habituales.

Ya sabes que a través de WhatsApp puede enviarnos texto, documentos, imágenes, videos, audios, ubicaciones…. Todo más fácil, rápido y cómodo para ti.

27/09/2022

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El futuro de Alf@ se llama nubbix

En Copemática innovamos permanentemente, y desde 2010 venimos desarrollando una nueva plataforma tecnológica en la nube, nubbix, para garantizar que las soluciones Alf@ no queden obsoletas.

Durante estos años y a fecha de 2022, hemos logrado desarrollar gran parte del catálogo de las soluciones existentes en Alf@, incorporando nuevas soluciones más completas, más modernas y actualizadas a la tecnología del futuro y presente.

Actualmente en las siguientes divisiones sectoriales:

  • Soluciones ERP negocio para Pymes.
  • Soluciones para el sector de Carburantes
  • Soluciones Agroalimentarias

Ha llegado el momento de planificar iniciar el proceso de actualización y migración se las soluciones Alf@ a soluciones nubbix Cloud, y disfrutar de todas sus ventajas y beneficios:

  • Deslocalización geográfica del usuario
    • Acceso a la información desde cualquier lugar con conexión a internet, sin necesidad de infraestructuras de sistemas propios. 
    • Teletrabajo seguro.
  • Ahorro de costes:
    • Servidores
    • Copias de Seguridad
    • Mantenimiento y administración de sistemas
    • Seguridad
    • Almacenamiento
    • Electricidad
  • Pago por uso de lo que realmente necesita
  • Adaptabilidad a las necesidades en cada momento
  • Incorporación de nuevas prestaciones funcionales y modulares no existente en Alf@

Además, con la nueva entrada en vigor del cumplimiento normativo en materia de uso de aplicaciones certificadas de acuerdo con la ley antifraude aplicable en 2024, nos obliga a poner más atención y velocidad a este proceso de migración.

Es necesario resaltar que nubbix es una plataforma Cloud en Microsoft Azure, avalando la seguridad y garantía de la información y su total disponibilidad.

Más de un millar de clientes ya han dado el paso a esta nueva plataforma nubbix, que sin duda le ayudará a ser más productivo, competitivo y poder cumplir con las nuevas exigencias legales a la vista. 

13/09/2022

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Eventos Seminario

La transformación digital y ley antifraude sobre el Software de Gestión.

  • Fecha: 9 de junio de 2022
  • Hora: 10:30h. Duración 45 min. 
  • Lugar: Auditórium Copermática. Paseo San Isidro, 13. Tomelloso (C. Real)
  • Modalidad: Presencial y Online

¿En qué afecta a los clientes de mi asesoría?

La nueva Ley antifraude 11/2021, de la Agencia Tributaria, nos obliga a transformar las actuales herramientas comerciales de facturación. Esto significa que el software que utilicemos deberá de cumplir específicamente unos requisitos de acuerdo con el nuevo reglamento de esta ley.

Pero… ¿En qué consiste la Ley antifraude 11/2021 y en qué afecta a las empresas?. La citada ley establece una obligación tributaria a los productores, comercializadoras y tenedores de sistemas que no cumplan con las especificaciones exigidas con la normativa aplicable, con la finalidad de acabar con la doble contabilidad.

El cumplimiento de los programas informáticos usados a partir del 1 de enero de 2024, se basa en la inalterabilidad de los registros de facturación y en garantizar la «integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria».

La ponencia consistiría en un breve recorrido sobre los principales y más destacables puntos de dicha ley y del reciente reglamento recientemente aprobado, centrándonos, sobre todo, en los aspectos relativos de gestión y programas informáticos que soportan los procesos contables.

Para conocer cómo puede cambiar nuestro trabajo y cómo afecta a las empresas, hemos organizado esta jornada en la que hablaremos de:

  • Introducción a la Transformación Digital.
  • Nuevas oportunidades vs amenazas
  • ¿Podré seguir haciendo mis facturas de manera analógica?
  • ¿Me vale mi programa actual para emitir facturas?
  • ¿En qué me afecta la nueva ley antifraude?
  • ¿Puedo ser sancionado si uso un programa no homologado por la Agencia Tributaria?

En los cambios se descubren grandes oportunidades, éstas y otras respuestas las desvelaremos el próximo jueves 9 de juenio, a las 10:30 horas.


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Nuestros Ponentes

Ismael Grande

Fundador y director de marketing de Copermática Software.

Luis Fernando León

Abogado y director general de LC Privacidad.

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Copermática recibe el Premio a la Innovación en la categoría ERP en los Premios Nacionales de Tecnología XXI

Copermatica, empresa especializada en el desarrolo, implementación y mantenimeinto de software de gestión para Pymes, ha sido reconocido con el Premio a la Innovación en la categoría RP («Enterprise Resource Planning» o «Planificación de Recursos Empresariales») durante la Gala de los V Premios Nacionales de Tecnología Siglo XXI celebrada ayer noche en el Hotel Palace de Madrid.

Ismael Grande, consejero y director de marketing de Copermática destacó tras reconocer este galardón, «la importancia de la innovación constante para ayudar a las empresas en su transformación digital, mediante el desarrollo de aplicaciones informáticas que aporten utilidad en sus procesos obteniendo una mayor rentabilidad en sus negocios».

El premio fue entregado por Antonio José Queijeiro, director de El Suplemento y junto a Ismael Grande asistieron los consejeros y cofundadores de Copermática: Ramón Benito, Director I+D+i, Jesús Carreteroo, Director Financiero y Guillermo Manzanares, Director Técnico.

Los premios Nacionales de Tecnología reconocen las aportaciones destacadas de las empresas españolas en campos como las telecomunicaciones, la transformación digital o el desarrollo de software.

En esta edición, además de Copermática, un total de 29 profesionales han sido premiados por su evolución, adaptación y su aportación al sector tecnológico español en las siguientes categorías: Formación, E-Learning, Soluciones Tecnológicas para Formación, Biotecnología, Tecnología Sanitaria, Desarrollo de Software, Digitalización, Ingeniería, Diseño y Fabricación, Automatización de Procesos, Soluciones Digitales, Solución SGA, Traveltech, ERP, Firma Digital, Ciberseguridad, Soluciones para E-commerce, Telecomunicaciones, Industria 4.0, Business Intelligence, Soluciones Cloud, Inteligencia Artificial, Soluciones Tecnológicas, I+D, Transformación Digital, Consultora Tecnológica, Centro Tecnológico e Hito Tecnológico.

24/05/2022

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Eventos

La importancia de la transformación digital en bodegas. Ley antifraude sobre el Software de Gestión

  • Fecha: 10 de mayo de 2022
  • Hora: 16:00h. Duración 45 min. 
  • Lugar: Pabellón Homero Planta Baja AULA 1. Raquel Gómez. (FENAVIN)

El día 11 de octubre de 2021 fue el día de la entrada en vigor de la Ley antifraude 11/2021, que tiene como objetivo la lucha contra el fraude fiscal: prohíbe, entre otras cosas, el uso de sistemas informáticos que manipulen la contabilidad y falseen las cuentas de una empresa, atacando directamente al software de doble uso. 

La ponencia consistiría en un breve recorrido sobre los principales y más destacables puntos de dicha ley y del reciente reglamento recientemente aprobado, centrándonos, sobre todo, en los aspectos relativos de gestión y las novedades introducidas y procesos de facturación.

Ponentes:

  • ISMAEL GRANDE. Fundador y director de marketing de Copermática Software.
  • LUIS FERNANDO LEÓN. Abogado y director general de L&C Privacidad.

10/05/2022

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